Wat kost software op maat? Zo bepaal je de prijs als KMO

“Wat kost dat nu, software op maat?” Dat is bijna altijd de eerste vraag, en terecht. Het eerlijke antwoord: het hangt af van je proces. Dat klinkt vaag, dus maken we het concreet.

Waarom er geen prijslijst bestaat

Elk bedrijf werkt anders. Het ene bedrijf wil een planning voor drie ploegen, het andere een volledig systeem van offerte tot factuur met een klantenportaal erbij. Met één prijslijst zit je dus altijd fout: te hoog voor de ene, te laag voor de andere.

Een vaste investering voor jouw systeem kan wel. Daarvoor moet je proces eerst helder op papier staan.

Waar hangt de investering van af?

Hoeveel werk er in een systeem kruipt, hangt vooral hiervan af:

• Hoeveel stappen je proces telt. Een planning alleen is iets anders dan offerte, planning, werkbon, voorraad en facturatie samen.
• Hoeveel soorten gebruikers er zijn. Kantoor, werkvloer, techniekers op de baan, klanten in een portaal: elke groep krijgt eigen schermen.
• Welke koppelingen nodig zijn. Met je boekhouding, Peppol, je CRM of je bank. Elke koppeling vraagt werk, en neemt in ruil overtypwerk weg.
• Welke gegevens je meeneemt. Klanten, artikels of projecten uit Excel of een oud pakket overzetten hoort bij de start.
• Hoeveel slimme automatisering erbij komt. Denk aan AI die PDF-bestellingen inleest of mails in het juiste dossier zet.

Alles in één keer bouwen hoeft niet. We werken module per module, en beslissen samen waarmee je start en wat later komt.

Waarom software op maat vandaag betaalbaarder is

Software bouwen duurde vroeger maanden. Vandaag gaat het in weken. Bij Axxit schrijft AI mee aan de code, en onze developers sturen bij en kijken alles na. Hetzelfde systeem vraagt dus minder uren dan een paar jaar terug, en dat merk je aan de investering. Doorgaans werk je na enkele weken al met een eerste versie.

Eenmalig investeren of elke maand betalen?

Een standaardpakket lijkt bij de start goedkoper. Alleen betaal je het elke maand opnieuw, en met elke extra gebruiker stijgt de licentie. Vaak zitten er ook functies in die niemand ooit opent.

Software op maat werkt anders:

• Je betaalt één keer. Een nieuwe medewerker verhoogt je factuur niet. Je team groeit, je investering blijft dezelfde.
• De code en de data zijn van jou. Je kiest zelf met wie je er later op verder bouwt.
• Het telt mee in je waarde. Je software staat op de balans, in plaats van een maandelijkse kost te zijn.

Welke keuze voor jou de juiste is, hangt af van je werking. Meer over die afweging lees je in Software op maat of standaardpakket? Zo kies je als KMO.

Terugverdienen: eerst rekenen, dan bouwen

Wat software kost, is maar de helft van de som. De andere helft is wat ze oplevert. Daarom rekenen we eerst uit wat je uitspaart aan uren, dubbel werk en fouten, en we starten pas als de terugverdientijd klopt. Je weet dus vooraf dat het zich terugbetaalt.

Twee voorbeelden uit de praktijk:

• AI die bestelbonnen inleest. De AI leest elke binnenkomende bestelbon en zet die klaar in het systeem. Waar iemand vroeger overtypte, kijkt die nu alleen nog na. Dat maakt meer dan 100 werkdagen per jaar vrij, een halve medewerker aan tijd.
• Een koppeling die dubbel werk wegneemt. Bij Matthysen werd elke aanwezigheid twee keer ingegeven. Nu doet een rechtstreekse koppeling tussen Robaws en Check In At Work dat werk: 30 minuten per dag, terugverdiend binnen het jaar. Lees het verhaal van Matthysen.

Zo kom je bij Axxit aan een vaste investering

1. GROEI gesprek. 30 minuten, gratis. Je vertelt hoe jullie vandaag werken, en samen zoeken we waar je team tijd kan winnen.
2. Gratis klikbare demo. Zien we tijdens het GROEI gesprek dat we je kunnen helpen, dan bouwen we gratis een klikbare demo van jouw systeem, op basis van wat je ons vertelt en bezorgt. Die zit doorgaans al voor 70 à 80% juist. Je klikt er zelf door, en beslist dan of je verder gaat.
3. GROEI Workshop. Bij jullie ter plaatse stemmen we de demo samen met je team 100% af op jullie werking, scherm per scherm.
4. Bouwen. Je kent de investering voor we starten. Daarna bouwen we stap voor stap, met tussentijdse demo’s en een testomgeving. We begeleiden je team tot iedereen er vlot mee werkt. Daarna bouwen we erbij wat je groei vraagt. De code en de data blijven van jou.

En subsidies?

Axxit is niet aangesloten bij de KMO-portefeuille, want die is intussen voorbehouden voor bedrijven die opleidingen geven. Ook de KMO-groeisubsidie is stopgezet. Wat wel in je voordeel speelt: software op maat is een investering in je bedrijf, en digitale investeringen komen doorgaans in aanmerking voor de investeringsaftrek in de vennootschapsbelasting. Leg dit zeker voor aan je boekhouder of een subsidie-expert.

Benieuwd wat het voor jou zou kosten?

Vertel ons hoe jullie vandaag werken en waar het stroef loopt. In een GROEI gesprek zoeken we samen waar jij de meeste tijd wint, en wat een systeem op maat je zou opleveren. Meer over de aanpak lees je op onze werkwijze.