Klantverhaal: hoe Matthysen een half uur per dag bespaart met een Robaws-CIAW-koppeling

Matthysen typte elke dag dezelfde planning over van Robaws naar CheckInAtWork. Een koppeling op maat tussen beide systemen maakte daar een einde aan. Het resultaat is een half uur minder administratie per dag, geen fouten meer in de registratie, en geen extra maandabonnement.

De situatie

Matthysen is een bouwbedrijf dat zijn dagplanning beheert in Robaws. Wie werkt waar, op welke werf, op welke dag. Het stond allemaal al netjes in één systeem.

Daarnaast is er CheckInAtWork, kortweg CIAW. Dat is de verplichte aanwezigheidsregistratie van de RSZ. Op bouwwerven vanaf 500.000 euro moet elke aanwezige persoon dagelijks geregistreerd worden voor hij de werf betreedt. Dat geldt voor eigen werknemers, onderaannemers, zelfstandigen en uitzendkrachten. Wie niet correct registreert, riskeert boetes tot 6.000 euro per persoon.

De uitdaging

De planning stond in Robaws, maar diezelfde info moest ook in CheckInAtWork terechtkomen. In de praktijk betekende dat handwerk.

Elke ochtend liep iemand op kantoor de planning in Robaws door en typte alles met de hand over naar CIAW. Wie werkt vandaag op welke werf, en is dus aanwezig. Dag na dag, voor elke werf opnieuw.

Bij Matthysen kostte dat een half uur per dag. En handmatig werk is foutgevoelig. Een vergeten registratie of een verkeerd werfnummer is zo gebeurd, en net dat kan bij een controle voor problemen zorgen. Het was dus niet alleen tijdverlies, maar ook een risico.

Er bestaan kant-en-klare oplossingen voor, zoals GeoDynamics, Suivo of All-Connects. Maar die brengen telkens een extra maandelijks abonnement mee. Matthysen had al een volledig ingericht Robaws-systeem en wilde er geen platform bij dat elke maand bleef kosten.

Wat we bouwden

We bouwden een rechtstreekse koppeling tussen Robaws en CIAW, volledig op maat.

De koppeling leest de dagplanning automatisch uit Robaws via de API. Op basis daarvan maakt ze de aanwezigheidsregistraties aan en stuurt die door naar de RSZ via de CIAW-webservice. Wijzigt de planning in de loop van de dag, dan worden die aanpassingen automatisch mee verwerkt.

De planning in Robaws blijft de enige bron van waarheid. Matthysen beheert die zoals altijd, en de rest verloopt op de achtergrond, zonder dat iemand er nog naar moet omkijken.

Belangrijk is dat het een eenmalige investering is, geen abonnement. Eenmaal gebouwd draait de koppeling autonoom mee, zonder doorlopende licentiekosten. Dat was precies waarom Matthysen niet voor een standaardplatform koos.

Het resultaat

De winst is meteen voelbaar. Matthysen bespaart een half uur per dag, dat is meer dan 100 uur per jaar. Tijd die nu naar de kern van de business gaat in plaats van naar overtypen.

De menselijke fouten in de registratie zijn volledig weg, want er wordt niets meer met de hand overgenomen. Het kantoor kan vertrouwen op wat er doorgaat, zonder elke ochtend te moeten controleren of alles correct is geregistreerd. En de terugverdientijd is minder dan een jaar.

Deze case draait rond Robaws, maar de aanpak werkt voor elk ERP in de bouwsector. Of je nu met Bouwsoft, Werflink of een ander platform werkt, zolang er een API beschikbaar is, bouwen we de koppeling met CIAW. Sinds 2025 geldt bovendien ook Check-in-and-Out-at-Work, waarbij je het verlaten van de werf moet registreren. Ook daar kan de koppeling op afgestemd worden.

Herken je dit?

Typ jij elke dag dezelfde gegevens over tussen twee systemen? Dan ken je het gevoel. Tijd die je kwijt bent aan werk dat een koppeling perfect kan overnemen, plus het risico op fouten.

Stop met dubbel invoeren. Net zoals we bij VermiServe planning, werkbonnen en facturatie in één systeem brachten, bouwen wij een koppeling tussen jouw ERP en CIAW die elke dag tijd bespaart en fouten wegneemt. Plan een gesprek met de expert.