Klantverhaal: hoe VermiServe van twee systemen naar één ging

VermiServe is een Vlaamse ongediertebestrijder. Techniekers op de baan, klanten in horeca en industrie, materiaal in camionetten en een centraal magazijn. Ze werkten met twee systemen naast elkaar. Vandaag draait alles op één: planning, digitale werkbonnen, offertes, facturatie, voorraad, klantenportaal en een AI-chat op hun eigen data.

De uitdaging: twee systemen, dubbel werk

VermiServe gebruikte een apart platform voor ongediertebestrijding, waar de techniekers hun bezoeken en producten registreerden. Daarnaast TeamLeader voor klanten, planning, offertes en facturatie. Twee systemen die elk hun werk deden, maar samen veel administratie meebrachten.

• Klanten dubbel ingeven. Een nieuwe klant kwam in TeamLeader én in het ongedierteplatform. De twee liepen langzaam uit elkaar.
• Werkbonnen overtypen. De technieker registreerde zijn werk in het ene systeem. Voor de factuur typte iemand op kantoor dat over naar het andere. Met vertraging op de factuur als gevolg.
• Techniekers met twee licenties. Elke technieker had een TeamLeader-abonnement nodig, alleen om zijn planning te zien.
• Geen zicht op de voorraad. Wat in de camionette verdween, belandde in een grijze zone. Niemand wist precies wat waar zat.
• Nauwelijks cijfers. Top tien producten? Klanten die te laat betalen? De data zat verdeeld over twee systemen. Wat de software niet aanbood, moest je samenklikken in Excel. Dus kwam het er niet van.

Wat we samen gebouwd hebben

De eerste opzet was pragmatisch: TeamLeader zou de bron blijven, wij zouden facturen klaarzetten. Maar tijdens de workshop kwam de vraag al snel: “Kunnen we alles overzetten?” Dat hebben we gedaan. Eén systeem.

• Offerte tot factuur in één flow. Een offerte krijgt een unieke link waar de klant digitaal tekent. Bij goedkeuring komt er automatisch een werkbon, en na de interventie staat de factuur klaar.
• Digitale werkbon. De technieker registreert op tablet of gsm: foto’s, materiaal, vaststellingen, handtekening van de klant. Gedaan met overtypen.
• Facturatie via Peppol. Het systeem ziet zelf of een klant Peppol gebruikt. Particulieren krijgen hun factuur via mail, bedrijven via Peppol.
• Voorraad per camionette. Materiaal verplaatsen van magazijn naar camionette gaat met enkele klikken. Verbruik wordt automatisch afgetrokken en op de factuur gezet, met een signaal als de voorraad te laag wordt.
• Klantlogboek met volledige geschiedenis. Elk bezoek, elke offerte, elke factuur op één plek. Een collega die een dossier overneemt, ziet meteen wat er al besproken is.
• Een AI-chat op de eigen data. “Geef me de top tien producten van vorige maand.” “Welke klanten kregen een herinnering?” Antwoord in gewone taal, in een afgeschermde omgeving. Geen data die naar externe AI-aanbieders vertrekt.

Drie lessen voor bedrijven met buitendienst

Begin met de fundering, niet met AI. De AI-chat van VermiServe werkt alleen omdat de data eerst gestructureerd op één plek staat. Eerst elke werkbon, factuur en voorraadbeweging in één systeem. Daarna pas kan AI zinvolle antwoorden geven.

Eerst finetunen, dan bouwen. Met AI hebben we de applicatie eerst tot in de details afgestemd: schermen, velden en flows, tot het volledig aansloot op hun manier van werken. Pas dan begonnen we aan de code.

Eigenaarschap van de code. VermiServe is eigenaar van de broncode. Stoppen ze morgen met Axxit? Dan kan elke andere partij erop verder bouwen. De meeste leveranciers schrijven het tegenovergestelde in hun contract. Wij vinden dat een klant nooit mag vastzitten aan zijn leverancier.

Herken je dit?

Werk jij met techniekers op de baan, en lopen je systemen, werkbonnen en voorraad niet gelijk? Dan ken je deze patronen: de zaakvoerder als ochtenddispatcher, communicatie verspreid over WhatsApp en mail, en werkbonnen die dagen in een camionette blijven liggen.

Wil je zien hoe dit er voor jouw bedrijf uitziet? In een gesprek luisteren we naar hoe jullie werken. Kort daarna krijg je een klikbare versie terug, gebouwd rond jullie eigen werking. Plan een gesprek met de expert.

Met dank aan VermiServe voor hun toestemming.