Klantverhaal: hoe VermiServe van twee systemen naar één ging

VermiServe is een Vlaamse ongediertebestrijder met techniekers op de baan. Ze werkten met twee systemen naast elkaar, met dubbel werk en handmatige facturatie tot gevolg. Software op maat bracht alles samen in één systeem. Van planning en digitale werkbonnen tot voorraad, facturatie en een AI-chat op hun eigen data.

De situatie

VermiServe bestrijdt ongedierte bij klanten in horeca en industrie. Techniekers rijden van locatie naar locatie, met materiaal in de camionet en een centraal magazijn op de achtergrond.

Ze werkten met twee systemen. Een apart platform voor ongediertebestrijding, waar de techniekers hun bezoeken, vaststellingen en gebruikte producten registreerden. En TeamLeader voor klanten, planning, offertes en facturatie. Elk systeem deed op zich zijn werk. Samen brachten ze vooral veel administratie mee.

De uitdaging

Twee systemen die niet met elkaar praten, betekent overal dubbel werk.

Een nieuwe klant moest in TeamLeader én in het ongedierteplatform. De twee liepen langzaam uit elkaar. De techniekers keken eerst in TeamLeader voor hun planning en schakelden dan over naar het andere systeem om hun werkbonnen in te vullen. Elke technieker had daardoor ook een TeamLeader-licentie nodig, alleen om die planning te zien.

Op kantoor begon het werk pas echt. De administratie maakte handmatig de facturen op basis van de werkbonnen. Overtypen, controleren, en hopen dat er niets vergeten was. Dat kostte tijd en zorgde voor vertraging op de facturatie.

En er was weinig zicht op het grotere geheel. Wat de techniekers uit het magazijn meenamen, verdween in een grijze zone. Niemand wist precies wat in welke camionet zat. Cijfers als de top tien producten of welke klanten te laat betalen, zaten verspreid over twee systemen met elk hun eigen rapporten. Wat de software niet kant-en-klaar toonde, moest je samenklikken in Excel. Dus kwam het er niet van.

Wat we bouwden

We begonnen niet met techniek, maar met begrijpen hoe VermiServe werkt. Tijdens de workshop bleek al snel dat alles in één systeem moest, in plaats van een koppeling tussen twee. Met behulp van AI hebben we de applicatie eerst tot in de details afgestemd op hun manier van werken. Pas daarna bouwden we de achterliggende code.

Het resultaat is één systeem waar de hele flow samenkomt.

Een offerte krijgt een unieke link waar de klant digitaal tekent. Bij goedkeuring komt er automatisch een werkbon. De technieker registreert ter plaatse op tablet of gsm. Hij voegt foto’s, materiaal, vaststellingen en de handtekening van de klant toe. Op basis daarvan wordt de voorraad bijgewerkt en de factuur automatisch aangemaakt. Het systeem ziet zelf of een klant Peppol gebruikt, en stuurt de factuur via de juiste weg.

De voorraad volgt mee per camionet, met een signaal wanneer een product onder een minimum zakt. Elk klantdossier toont de volledige geschiedenis op één plek, zodat een collega die een dossier overneemt meteen ziet wat er al besproken is. En bovenop die gestructureerde data leg je een AI-chat. Een vraag als “geef me de top tien producten van vorige maand” levert meteen een antwoord in gewone taal, in een afgeschermde omgeving.

Het resultaat

Vandaag start alles vanuit één planning. De technieker werkt in één systeem, niet meer in twee. De administratie hoeft geen facturen meer over te typen, want die rollen automatisch uit de werkbon. De facturatie gaat sneller en correcter, en het kantoor heeft live zicht op wat er gebeurt.

Even belangrijk is het eigenaarschap. VermiServe is eigenaar van de broncode van zijn systeem. Stoppen ze morgen met Axxit, dan kan elke andere partij erop verder bouwen. Een klant mag nooit vastzitten aan zijn leverancier.

De grootste les uit deze case is dat de volgorde telt. De AI-chat werkt alleen omdat de data eerst gestructureerd op één plek staat. Eerst de fundering, dan de slimme laag erop.

Herken je dit?

Werk jij met mensen op de baan, en leven je planning, werkbonnen en facturatie in losse systemen? Dan ken je het overtypen en het achter de bonnen aanzitten. Dat kan anders.

In een gesprek met de expert luisteren we naar hoe jullie werken. Kort daarna krijg je een klikbare versie terug, gebouwd rond jullie eigen werking. Plan een gesprek met de expert.

Met dank aan VermiServe voor hun toestemming.