CIAW automatiseren vanuit Robaws: hoe Matthysen een half uur per dag bespaart
Elke dag dezelfde planning overtypen van Robaws naar CheckInAtWork. Herkenbaar? Voor Matthysen was dat dagelijkse realiteit. Tot wij bij Axxit een rechtstreekse koppeling bouwden tussen Robaws en CIAW. Volledig automatisch, zonder extra softwareabonnement.
Wat is CIAW?
CheckInAtWork (CIAW) is het verplichte aanwezigheidsregistratiesysteem van de RSZ. Voor bouwwerven vanaf €500.000 (excl. btw) moet elke aanwezige persoon dagelijks geregistreerd worden vóór die de werf betreedt. Dat geldt voor eigen werknemers, onderaannemers, zelfstandigen en uitzendkrachten.
Wie niet correct registreert, riskeert boetes tot €6.000 per werknemer.
Het probleem: dubbel werk, elke dag
De dagplanning staat al in Robaws. Wie werkt waar, op welke werf, op welke dag. Maar diezelfde informatie moet ook in CheckInAtWork terechtkomen. In de praktijk betekent dat: iemand op kantoor die elke dag de planning overloopt en alles handmatig overtypt.
Bij Matthysen kostte dat een half uur per dag. Bovendien is handmatig werk foutgevoelig. Een vergeten registratie of verkeerd werfnummer kan bij een controle voor problemen zorgen.
De oplossing: automatische koppeling
Onze integratie haalt de dagplanning rechtstreeks uit Robaws en geeft de aanwezigheidsregistraties automatisch door aan de RSZ via de CIAW-webservice.
Concreet:
De dagplanning wordt beheerd in Robaws, zoals altijd.
Onze integratie leest die planning automatisch uit via de Robaws API.
De CIAW-registraties worden aangemaakt en verstuurd naar de RSZ.
Wijzigingen in de planning worden automatisch mee verwerkt.
De planning in Robaws is de enige bron van waarheid. De rest verloopt volledig automatisch.
Waarom geen bestaande oplossing?
Oplossingen zoals GeoDynamics, Suivo of All-Connects bestaan, maar brengen telkens een extra maandelijks abonnement met zich mee. Matthysen had al een volledig ingericht Robaws-systeem en wilde geen extra SaaS-platform.
Onze integratie is een eenmalige investering. Eenmaal gebouwd, draait het systeem autonoom mee zonder extra licentiekosten.
Het resultaat
Matthysen bespaart een half uur per dag. Dat is meer dan 100 uur per jaar die nu naar de kern van hun business gaat in plaats van naar administratie. Menselijke fouten in de registratie zijn volledig weggevallen. En de terugverdientijd? Minder dan een jaar.
Niet alleen voor Robaws
Deze case draait rond Robaws, maar de aanpak werkt voor elk ERP-systeem in de bouwsector. Of je nu werkt met Bouwsoft, Werflink of een ander platform: zolang er een API beschikbaar is, bouwen wij de koppeling met CIAW.
Jouw planning als bron, automatische registratie als resultaat.
Mogelijke vragen
Moet ik mijn manier van werken aanpassen? Nee. Je blijft je planning beheren in je ERP zoals je dat gewend bent. De integratie werkt op de achtergrond.
Wat als mijn planning wijzigt in de loop van de dag? Wijzigingen worden automatisch opgepikt en doorgestuurd naar CIAW.
Is dit goedkoper dan GeoDynamics of Suivo? Absoluut, zeker op de lange termijn. Het is een eenmalige investering zonder doorlopend abonnement.
Werkt dit ook voor onderaannemers? Onze integratie kan dit ook mee opnemen.
Voldoet dit aan de CIAO-uitbreiding vanaf 2025? Sinds 2025 is Check-in-and-Out-at-Work (CIAO) van kracht, waarbij ook het verlaten van de werf geregistreerd moet worden. Onze integratie kan hierop afgestemd worden.
Wil je dit ook voor jouw bouwbedrijf?
Stop met dubbel invoeren. Wij bouwen een koppeling tussen jouw ERP en CIAW die je dagelijks tijd bespaart en fouten elimineert.
Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek, of bekijk onze integratie-diensten.