Eén platform in plaats van twee
Hoe VermiServe stopte met data overtypen.
Een case studie over hoe ongediertebestrijder HygiServe afscheid nam van TeamLeader en een apart ongedierteplatform. Vandaag draait alles op één systeem: planning, digitale werkbonnen, offerte, facturatie, voorraad, klantenportaal, … En een AI chat op hun eigen data.
VermiServe is een Vlaamse ongediertebestrijder. Techniekers op de baan. Klanten in horeca en industrie. Materiaal in camionetten en een centraal magazijn.
Ze werkten met twee systemen.
Eén platform speciaal voor ongediertebestrijding. Daar registreerden de techniekers hun plaatsbezoeken, vaststellingen en gebruikte producten.
Daarnaast TeamLeader voor beheer van klanten, planning, offertes en facturatie.
Twee systemen die elk apart hun werk doen. Twee systemen die samen te veel administratie meebrachten.
De uitdaging
Klanten dubbel ingeven. Een nieuwe klant in TeamLeader? Ook opnieuw inbrengen in het ongedierteplatform. Twee plekken die langzaam uit elkaar liepen.
Werkbonnen overtypen. De technieker registreerde zijn werk in het ongedierteplatform. Voor de factuur moest iemand op kantoor dat overtypen naar TeamLeader. Vertraging op de factuur als gevolg.
Techniekers met twee licenties. De planning stond in TeamLeader. Elke technieker had ook een TeamLeader abonnement nodig. Alleen om zijn planning te zien. Werken deden ze in het ongedierteplatform.
Geen zicht op de voorraad. Techniekers namen wat ze nodig hadden uit het magazijn. In de camionette verdween dat in een grijze zone. Wat zit waar? Niemand wist het.
Weinig tot geen statistieken. Wat zijn mijn top tien producten? Welke klanten betalen te laat? Welke contracten lopen af? De data zat verdeeld over twee systemen, elk met hun eigen rapporten en limieten. Wat de software niet aanbood, moest zelf samenstelle. Exporteren, samenvoegen, filteren in Excel. Dus kwam het er niet van.
Wat we samen gebouwd hebben
De eerste opzet was pragmatisch. TeamLeader zou de bron blijven voor klanten en artikels. Facturen zouden vanuit ons platform klaargezet worden in TeamLeader. De planning brachten we wel meteen naar het nieuwe systeem, zodat de techniekers geen TeamLeader abonnement meer nodig hadden.
De integratie met TeamLeader is er nooit gekomen. Tijdens onze workshop om de applicatie te finetunen kwam al snel de vraag: "Klanten, offertes en facturatie zitten nu alleen nog in TeamLeader. Kunnen we dat ook overzetten?"
Dat hebben we gedaan. Alles in één systeem.
Offerte tot factuur in één flow. Een offerte krijgt een unieke URL waar de klant digitaal kan tekenen. Bij goedkeuring komt er automatisch een werkbon. Na de interventie wordt de factuur automatisch klaargezet.
Digitale werkbon. De technieker registreert zijn werk op de tablet of GSM. Foto's, gebruikt materiaal, vaststellingen, handtekening van de klant. Gedaan met overtypen.
Facturatie via Peppol. Het systeem detecteert zelf of een klant Peppol actief is. Particulieren krijgen hun factuur via mail. Bedrijven via Peppol.
Voorraad per camionette. De technieker verplaatst voorraad van magazijn naar camionette met enkele klikken. Verbruikt materiaal wordt automatisch afgetrokken en op de factuur gezet. Er wordt een signaal gegeven wanneer de voorraad van een product onder een ingesteld minimum komt.
Klantlogboek met volledige geschiedenis. Contactinformatie, elk bezoek, elke offerte, elke factuur staat op één plek. Een collega die een dossier overneemt ziet meteen wat er al besproken werd.
Een AI chat op de eigen data. "Geef me de top tien producten van vorige maand." "Welke klanten kregen een herinnering voor een onbetaalde factuur?" Antwoord in natuurlijke taal, op basis van de verzamelde data van het bedrijf. In een afgeschermde omgeving, geen data die naar externe AI aanbieders in Amerika of China vertrekt.
Wat dit zegt over bedrijven met buitendienst
Wat HygiServe doormaakte zien we bij veel KMO's met techniekers op de baan.
1. Twee systemen is nooit echt twee systemen. Het is altijd één en een half. Eén waar je écht werkt, en één waar je dingen heen overtikt. Dat eindigt nooit goed.
2. Werkbonnen op papier of in een los platform komen nooit "even later" in de facturatie terecht. Ze blijven dagen in een camionet. Ze komen verkreukeld op kantoor. De factuur volgt een week later. De cashflow lijdt eronder.
3. Mobiele voorraad zonder tracking is blind vliegen. Wat ligt waar? Wat is verbruikt? Wat moet er besteld worden? Zonder zicht op de camionet weet niemand het. Bestellingen vertrekken te laat. Of te vroeg. Of niet.
4. Eén persoon weet hoe het werkt. De zaakvoerder of een ervaren administratief medewerker draagt de mentale plattegrond van de hele operatie. Bij vakantie, ziekte of vertrek loopt veel vast.
Digitaliseer jouw processen nu
Zet de volgende stap naar meer inzicht en minder manueel werk